Avanza UAEM en Gestión de Archivos

El director de Gestión de Archivos, Carlos Alberto Hernández Temamatla Figueroa, presentó al rector de la Universidad Autónoma del Estado de Morelos (UAEM), Gustavo Urquiza Beltrán, su informe anual de actividades en el que destacó el avance que se tiene en las series documentales que se tienen como institución educativa.

Esta mañana en la Sala de Juntas de la rectoría y de manera presencial, el funcionario entregó el documento en el que muestra los beneficios del plan anual de desarrollo archivístico, los objetivos, un cronograma de actividades y evidencias de las reuniones realizadas con las áreas administrativas y unidades académicas de la institución.

Hernández Temamatla destacó que en este año se ha realizado de manera puntual el proceso de análisis de la normatividad, ley orgánica y estatutos, así como los manuales y actividades en las áreas de archivos de cada unidad académica y administrativa con el objetivo de contar con evidencias documentales.

Además, se hizo un levantamiento de todas las evidencias al interior de la UAEM relacionadas con temas jurídicos, planeación, recursos humanos, gobierno universitario, Junta de Gobierno, consejo directivo de los diferentes institutos, órgano informativo, representaciones institucionales, informes de las autoridades universitarias, procesos electorales, entre otras áreas.

Una vez que ya se identificaron las series documentales, dijo, inicia un proceso de valoración de cada una de ellas para determinar si van a conservarse en el archivo histórico y reagrupar en diferentes secciones como las relacionadas con el tema académico, la función de investigación, extensión de los servicios, difusión de la cultura, gobierno universitario y todas las áreas de la administración central, que coadyuvan para cumplir con las funciones sustantivas como de la institución.

Carlos Alberto Hernández comentó que al año se realizan al menos dos revisiones a la documentación oficial de la UAEM, para verificar la importancia de la misma, eliminar lo que no sirve y generar las condiciones para liberar espacios, y quedarse únicamente con los expedientes que se van formando y que sí requieren resguardo, como documentos históricos o de archivo.

Explicó que en el momento en el que firman la vigencia de un archivo, se vuelve a hacer una valoración para definir si efectivamente se da de baja o se realiza una transferencia secundaria al archivo histórico y se crea un expediente de aquella documentación que sea considerada vital e importante para la Universidad, siempre previa aprobación de los integrantes del Comité de Archivos.

Hernández Temamatla Figueroa, refirió que se está preparando para la segunda revisión documental, programada entre agosto y septiembre próximo, para dar cumplimiento a la Ley General de Archivos.

Cabe recordar que el pasado 12 de octubre de 2020, el rector tomó protesta a los integrantes del Comité de Archivos, quienes se constituyeron en un equipo de trabajo interdisciplinario, con directivos y funcionarios de la institución, para realizar la valoración documental y cumplir con las funciones sustantivas plasmadas en la Ley Orgánica.