Inició UAEM baja documental de archivos cuya vigencia ya terminó
Redacción
Hace unos día, se llevó a cabo la Segunda Sesión Ordinaria del Comité de Archivos de la Universidad Autónoma del Estado de Morelos (UAEM), aprobándose por unanimidad de votos las primeras bajas documentales en la historia de la institución.
Convirtiéndose las direcciones de Contabilidad, Educación Permanente y Desarrollo de Bibliotecas, en las primeras áreas productoras en dar de baja expedientes.
El Comité de Archivos, en coadyuvancia con la Dirección de Gestión de Archivos y las áreas productoras, realizó la valoración de las series documentales, determinando los valores, plazos de conservación, clasificación y destino final de las mismas; obteniendo así, el Catálogo de Disposición Documental, aprobado por dicho órgano colegiado.
A su vez, la Dirección de Gestión de Archivos elaboró el Reglamento de Gestión Documental y Archivos de la UAEM, con la asesoría de la Dirección de Normatividad, mismo que fue aprobado por el Consejo Universitario el 17 de diciembre de 2021.
Dicha área administrativa elaboró cuatro procedimientos, integrados al Manual de Procedimientos de Gestión documental y Archivos, aprobado el 30 de agosto de 2022 por el Comité de Archivos: Recepción documental; Apertura, Integración y cierre de expedientes; Instalación de expedientes en el archivo de trámite y Baja y eliminación de expedientes.
Carlos Alberto Hernández Temamatla Figueroa, titular de la Dirección de Gestión de Archivos, destacó los beneficios de llevar a cabo un buen proceso de valoración documental, lo que ha permitido identificar los expedientes de las series documentales históricas, así como aquellos que han concluido su vigencia y no contienen valores secundarios.
El funcionario destacó que estos trabajos archivísticos permiten la correcta administración y conservación de los expedientes, como parte del patrimonio documental de la UAEM, fomentando con ello una cultura en materia de archivos, además de la liberación de 424.2 metros lineales de espacios ocupados por dichos expedientes. “Este ejercicio demuestra el avance de nuestra institución en materia de gestión documental y administración de archivos”, dijo.
Cabe recordar que el Comité de Archivos de la UAEM, está conformado por las personas titulares de la Secretaría General, quien lo presidirá; la Dirección de Gestión de Archivos, quien fungirá como secretario; la Oficina del Abogado General; la Coordinación General de Planeación y Administración; la Dirección General de Tecnologías de Información y Comunicación; la Dirección de Transparencia Institucional; el Órgano Interno de Control, y la Secretaría Ejecutiva del Colegio de Directores.
